北京市粮食局关于加强退耕还林补助粮食供应档案资料管理的通知

房山、密云、怀柔、平谷、昌平、延庆、门头沟区（县）粮食局（总公司）：

　　为加强和规范退耕还林补助粮食供应档案资料管理，进一步做好补助粮食供应的基础工作，根据本市退耕还林补助粮食供应工作的特点，现对退耕还林补助粮食供应档案资料管理工作提出以下要求：

　　一、退耕还林补助粮食供应工作是当前粮食部门的一项重要职能，其档案资料是我市退耕还林补助粮食供应工作的重要依据，做好档案资料的收集保管是一项重要的基础工作，各单位要十分重视，切实加强管理。市局将把此项工作作为政策性用粮监督检查的一项内容。

　　二、退耕还林补助粮食供应档案资料是做好供应工作的基础，实行统一领导、分级管理的原则。北京市粮食局负责对补助粮食供应档案管理工作进行监督、检查和指导。有关区县粮食部门结合实际制定具体落实措施，责任到人，并加强自查，确保此项工作落到实处。退耕还林补助粮食供应档案资料管理应与供应工作同步进行。

　　三、档案资料分类、归档范围如下：

　　（一）国务院、市政府、市局及其他综合部门的有关文件、规定、会议纪要等；

　　（二）国家或市有关单位下达的退耕还林年度总体计划和分区县任务；

　　（三）市林业部门提供的区县验收汇总材料；

　　（四）区县林业部门提供的分村到户验收结果；

　　（五）区县粮食部门上报的分批次供应计划；

　　（六）各供应库点开据的补助粮食分户出库单；

　　（七）农户签字的供应底帐；

　　（八）市粮检所的粮食检化验报告；

　　（九）各区县供应资金结算手续；

　　（十）财政局对结算资金的批复文件等。

　　四、档案资料分级管理

　　（一）上述档案资料分类的“（一）（二）（三）（八）（九）（十）”项内容的档案资料的原件由市粮食局档案室负责保存，市粮食局市场管理处留存副本，并保存第（五）项内容的有关资料。

　　（二）各区县粮食部门除保存市粮食局转（下）发的中央或国家粮食局、市政府等有关部门文件规定外，还要保存档案资料分类的“（四）（五）（七）（八）”项涉及的有关文字、报表和数字资料，并以区县为单位装订成册、统一集中保管，便于查阅、调档；有条件的区县可以统一保管“（六）”项，也可以由补助粮供应单位保管。

　　五、关于档案资料的保管

　　（一）退耕还林档案资料原则上要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，应齐全完整，长期保管。

　　（二）退耕农户补助粮食分户出库单保管年限为五年，逾期自行销毁。

　　（二）各级档案管理部门按规定整理，要专柜保存。

　　（三）退耕还林档案资料必须妥善保管，不得遗失、损毁。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○四年二月十七日